Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistumassa. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Yhdistysten tulee uuden tietosuoja-asetuksen mukaan ilmoittaa julkisesti, mitä tarkoitusta varten yhdistyksen osoiterekisteriä ylläpidetään ja kuinka ja ketkä sen tietoja käsittelevät. Kerromme tällä asetuksen vaatimat asiat Kuusankoski-Seura ry:n osalta.
Kuusankoski-Seura ry:n jäsenrekisterin vastuuhenkilö on Pasi Luhtaniemi, joka vastaa rekisterin tietosuojasta yhdessä Kuusankoski Seura ry:n johtokunnan kanssa. Ajan tasaiset jäsentiedot on tallennettu vastuuhenkilön tietokoneelle, ja hän ottaa tiedoista varmuuskopion ulkoiselle kiintolevylle 6kk välein.
Jäsenrekisteristä ei ole käytössä muita kopioita, eikä sitä ole tallennettu ulkoisille palvelimille.
JÄSENTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS
Kuusankoski Seura ry:n jäsentietoja kerätään vain seuran sisäistä tiedottamista varten. Johtokunta tiedottaa jäsenistöään seuran tapahtumista ja toiminnasta ja yhdistyksen sääntömääräisistä kokouksista.
JÄSENTIETOJEN KERÄYS, YLLÄPITO JA POISTO
Seuran jäsentietoja kerätään ja päivitetään kahdella tavalla.
a) Verkkosivulla http://www.kuusankoskiseura.fi ja sen alasivuilla niin uusia kuin vanhoja jäseniä kehotetaan lähettämään jäsentietonsa osoitteeseen jasenasiat@kuusankoskiseura.fi eli jäsenvastaavalle Pasi Luhtaniemelle. Uusilta jäseniltä pyydämme seuraavia tietoja:
- Koko nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Katu- ja postiosoite
- (vapaaehtoinen: syntymäpäivä ja -vuosi)
b) Jäsenet päivittävät omia tietojaan myös suoraan seuran johtokunnan jäsenille. Nämä tiedot päivittyvät rekisteriin seuraavan johtokunnan kokouksen jälkeen, kun ao. tiedot on toimitettu jäsenvastaavan tietoon.
JÄSENTIETOJEN TARKISTAMINEN
Jokainen jäsen voi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on Kuusankoski Seura ry:n jäsenrekisterissä pyytämällä tietojaan sähköpostitse osoitteesta jasenasiat@kuusankoskiseura.fi
JÄSENTIEDOT JA TIETOSUOJA-ASETUS
Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistuksen mukaan yhdistyksen rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.
Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on
• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
• päivitettävä aina tarvittaessa ? epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Kuusankoski Seura ry:n johtokunta pyrkii allekirjoittaneen johdolla noudattamaan kaikkia uuden EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia jäsenrekisterinsä ylläpidossa.
Kuusankosken Pajamäellä 22.5.2018
Pasi Luhtaniemi
jäsenvastaava
Kuusankoski Seura ry
